英語メールの書き出しと締めの表現｜初心者向け例文集

英語でメールを送ろうとして、たった一行目で手が止まった経験はありませんか。「お世話になっております」をどう訳せばいいのか、Dear のあとは名前なのか苗字なのか、最後は Best regards でいいのか——。

実は、英語メールでつまずく原因のほとんどは、英語力ではなく「型を知らないこと」にあります。書き出しは突き詰めると「お礼」「目的」「挨拶」の3パターンだけ。締めも I look forward to hearing from you. と Best regards, を覚えれば、ビジネスの9割の場面はカバーできます。

この記事では、宛名の正しい書き方から、問い合わせ・催促・お詫び・日程調整・お断りといった場面別の例文、そのままコピーして使える完成メール8本までを、すべて和訳つきで紹介します。あわせて、日本人がやりがちな Please kindly や Dear Mr. 太郎 などのNG表現も解説。読み終わるころには、白紙の画面の前で固まる時間はなくなっているはずです。

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1. 英語メールの基本構造を知ろう

英語のビジネスメールは、実はとてもシンプルな「型」でできています。まずは全体の骨組みを押さえましょう。

順番	パーツ	英語での呼び方	例
①	件名	Subject line	Request for a Quotation
②	宛名	Greeting / Salutation	Dear Mr. Smith,
③	書き出し	Opening	Thank you for your email.
④	本文	Body	用件を伝える
⑤	締め	Closing	I look forward to hearing from you.
⑥	結語	Sign-off	Best regards,
⑦	署名	Signature	Taro Yamada / ABC Corporation

実際のメールにすると、こうなります。

Subject: Request for a Quotation                 ← ①件名

Dear Mr. Smith,                                  ← ②宛名

Thank you for your email.                        ← ③書き出し

We are interested in your new product and        ← ④本文
would like to receive a quotation for 100 units.

I look forward to hearing from you.              ← ⑤締め

Best regards,                                    ← ⑥結語

Taro Yamada                                      ← ⑦署名
ABC Corporation

ポイントは3つだけ。

• 日本語の「拝啓」「時下ますますご清栄のこと…」にあたる季節の挨拶は不要です。英語メールでは、いきなり用件に入って失礼になりません。
• 段落ごとに1行空けるのが英語メールの慣習です。日本語のように字下げ（インデント）はしません。
• 1メール1用件が基本。用件が2つあるなら、箇条書きにするか、メールを分けます。

💡 初心者の落とし穴 「いつもお世話になっております」を直訳しようとして手が止まる人がとても多いです。この表現に対応する英語はありません。 無理に訳さず、Thank you for your email.（メールありがとうございます）や I hope you are doing well.（お元気でお過ごしのことと思います）に置き換えるか、いっそ省略して用件から始めましょう。

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2. 宛名（Greeting）の書き方

書き出しの前に、まず宛名です。ここを間違えると、内容がどんなに良くても印象が悪くなってしまいます。

2-1. 相手の名前がわかっている場合

表現	丁寧さ	使う場面
Dear Mr. Smith,	★★★	初めての相手、社外の取引先
Dear Ms. Brown,	★★★	同上（女性）
Dear Dr. Lee,	★★★	医師・博士号を持つ相手
Dear Professor Tanaka,	★★★	大学教授
Dear John,	★★☆	面識のある社外の人、上司
Hi John,	★☆☆	同僚、やりとりの続き
Hello John,	★★☆	Hiより少しだけ丁寧

**必ず「敬称 + 姓（family name）」**です。ここを間違える日本人がとても多いポイントです。

❌ Dear Mr. John,        ← Mr. + 下の名前はNG
⭕ Dear Mr. Smith,       ← Mr. + 姓が正解
⭕ Dear John,            ← 下の名前だけならOK（敬称なし）

2-2. 相手の性別がわからない場合

Chris Jordan Taylor など、男女どちらもある名前は珍しくありません。迷ったらフルネームを使えば失礼になりません。

⭕ Dear Chris Miller,
⭕ Dear Taylor Jones,

また、Mrs.（既婚女性）や Miss（未婚女性）は現在ほとんど使われません。女性には既婚・未婚を問わず Ms. を使うのが現代のビジネスマナーです。

2-3. 担当者名がわからない場合

表現	ニュアンス
Dear Sir or Madam,	最もフォーマット。求人応募やクレームなど
To Whom It May Concern,	「ご担当者様」。証明書や紹介状などにも使う
Dear Customer Service Team,	部署がわかる場合はこちらの方が自然
Dear Hiring Manager,	採用担当者宛て
Dear Sales Team,	営業部宛て

💡 Dear Sir, だけだと相手が女性だった場合に失礼になります。必ず Dear Sir or Madam, としましょう。可能であれば、企業サイトで担当者名を調べて個人名で書く方がずっと好印象です。

2-4. 複数人に送る場合

⭕ Dear all,               ← 社内・チーム宛ての定番
⭕ Hi everyone,            ← カジュアル
⭕ Dear Team,              ← チーム宛て
⭕ Dear Mr. Smith and Ms. Brown,   ← 2〜3人なら連名も可

2-5. カンマ？　コロン？

記号	使う場面
Dear Mr. Smith**,**	一般的なビジネスメール（イギリス英語・カジュアルな米国式）
Dear Mr. Smith**:**	非常にフォーマットなアメリカ式（カバーレターなど）
Hi John**,**	カジュアル。カンマ一択

迷ったらカンマ（,）で問題ありません。また、宛名のあとは改行して1行空けてから本文を始めます。

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3. 書き出し（Opening）の表現

宛名の次の1文が「書き出し」です。ここで**「なぜこのメールを送っているのか」**を伝えられると、相手は一気に読みやすくなります。

3-1. まずはこの3パターンを覚える

英語メールの書き出しは、突き詰めると次の3つに分類できます。

パターン	使うタイミング	代表フレーズ
① お礼から入る	相手からアクションがあったとき	Thank you for …
② 目的を伝える	こちらから連絡するとき	I am writing to …
③ 挨拶から入る	面識がある相手	I hope you are doing well.

この3つを覚えるだけで、ほとんどの場面に対応できます。

3-2. ① お礼から入る書き出し

相手からメールや資料、対応をもらったときは、まずお礼から始めるのが英語メールの鉄則です。

英語	日本語
Thank you for your email.	メールをありがとうございます。
Thank you for your prompt reply.	早速のご返信ありがとうございます。
Thank you for getting back to me.	ご返信ありがとうございます。（ややカジュアル）
Thank you for your inquiry.	お問い合わせありがとうございます。
Thank you for sending the documents.	資料をお送りいただきありがとうございます。
Thank you for taking the time to meet with me yesterday.	昨日はお時間をいただきありがとうございました。
Thank you for your patience.	お待たせして申し訳ありません／お待ちいただき感謝します。
Many thanks for your help with the report.	レポートのご協力に感謝します。

💡 Thanks for your email. はカジュアル、Thank you for your email. は丁寧。社外には Thank you を使いましょう。

3-3. ② 目的を伝える書き出し

こちらから用件を切り出すときの定番です。I am writing to + 動詞 の形を覚えておくと応用が効きます。

英語	日本語
I am writing to inquire about your services.	貴社のサービスについてお伺いしたくご連絡しました。
I am writing to ask about the delivery date.	納期についてお尋ねしたくご連絡いたしました。
I am writing to confirm our meeting on Friday.	金曜の打ち合わせの確認のためご連絡しました。
I am writing to follow up on my previous email.	先日のメールの件でご連絡しました。
I am writing to let you know that the schedule has changed.	予定が変更になりましたのでお知らせします。
I am writing regarding the invoice dated May 10.	5月10日付の請求書についてご連絡いたします。
I would like to ask about the pricing options.	料金プランについてお伺いしたいです。
I am contacting you on behalf of ABC Corporation.	ABC社を代表してご連絡しております。

カジュアルに言いたいときは、こちらでもOKです。

⭕ I'm writing about the meeting next week.
⭕ Just a quick note about tomorrow's call.
⭕ Quick question about the report —

3-4. ③ 挨拶から入る書き出し

面識のある相手には、ワンクッション置くと丁寧です。

英語	日本語
I hope you are doing well.	お元気でお過ごしのことと思います。
I hope this email finds you well.	ご健勝のことと存じます。（ややかしこまった定型句）
I hope you had a great weekend.	よい週末を過ごされたことと思います。
I hope everything is going well at your end.	そちらは順調でしょうか。
It was great to see you at the conference last week.	先週の会議でお会いできてよかったです。

💡 I hope this email finds you well. は非常によく使われますが、「定型的で少し古い」と感じるネイティブもいます。迷ったら I hope you are doing well. が無難で自然です。

3-5. 自己紹介から入る書き出し（初めての相手）

初めてメールを送る相手には、名乗ってから用件に入ります。

My name is Taro Yamada, and I am a sales manager at ABC Corporation.
（ABC社で営業マネージャーをしております山田太郎と申します。）

I am writing to introduce our new service to you.
（弊社の新サービスについてご紹介したくご連絡いたしました。）

紹介を受けた場合は、誰の紹介かを先に伝えると信頼感が生まれます。

I got your contact information from Mr. Brown at XYZ Inc.
（XYZ社のブラウン様よりご連絡先を伺いました。）

Mr. Brown suggested that I contact you regarding this project.
（本件についてブラウン様よりご連絡するよう勧められました。）

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4. シチュエーション別・書き出し例文集

ここからは、実際に困りやすい場面ごとに例文を見ていきます。

4-1. 問い合わせをする

I am writing to inquire about the price of your Model X printer.
（Model Xプリンターの価格についてお伺いしたくご連絡しました。）

I would like to know if this product is available in Japan.
（この商品が日本で購入可能か知りたいです。）

Could you please provide more information about your services?
（御社のサービスについて詳しく教えていただけますか。）

4-2. 返信が来ないので催促する

催促は、責める言い方を避けるのが最大のコツです。「まだですか？」ではなく「念のため確認です」というトーンにします。

I am writing to follow up on my email sent on May 10.
（5月10日にお送りしたメールの件でご連絡しております。）

I just wanted to check in on the status of the project.
（プロジェクトの進捗を確認させていただきたく存じます。）

I hope this isn't a bad time, but I wanted to gently follow up on my request.
（お忙しいところ恐れ入りますが、先日の依頼について念のためご連絡しました。）

I understand you may be busy, but I would appreciate an update when you have a moment.
（お忙しいとは存じますが、お手すきの際にご状況をお知らせいただけますと幸いです。）

⚠️ Why haven't you replied?（なぜ返信しないのですか）は非常に攻撃的に聞こえます。絶対に避けましょう。

4-3. 返信が遅れたことを謝る

I apologize for the delay in getting back to you.
（ご返信が遅くなり申し訳ございません。）

Sorry for the late reply. I was out of the office last week.
（返信が遅くなりすみません。先週は不在にしておりました。）

Thank you for your patience, and I apologize for the delayed response.
（お待たせしてしまい申し訳ありません。ご辛抱いただき感謝いたします。）

4-4. お詫び・トラブル対応

I sincerely apologize for the inconvenience this has caused.
（このたびはご迷惑をおかけし、心よりお詫び申し上げます。）

We are very sorry for the mistake in the invoice.
（請求書の誤りについて、大変申し訳ございませんでした。）

Please accept our sincere apologies for the shipping delay.
（配送の遅延について、心よりお詫び申し上げます。）

4-5. お願い・依頼をする

I would appreciate it if you could send me the file by Friday.
（金曜日までにファイルをお送りいただけますと幸いです。）

Could you please confirm the delivery date?
（納期をご確認いただけますでしょうか。）

I was wondering if you could help me with this.
（この件についてご協力いただけないでしょうか。）

4-6. 資料を添付して送る

Please find attached the meeting minutes.
（議事録を添付いたしました。）※ややフォーマット

I have attached the report for your review.
（ご確認用にレポートを添付しました。）※自然でおすすめ

I'm sending you the updated file. Please see the attachment.
（更新版のファイルをお送りします。添付をご覧ください。）

4-7. 日程を調整する

I would like to schedule a meeting to discuss the project.
（プロジェクトについて打ち合わせのお時間をいただければと思います。）

Would you be available for a call next Tuesday at 10 a.m.?
（来週火曜の午前10時にお電話は可能でしょうか。）

Please let me know a few times that work for you.
（ご都合のよい時間をいくつかお知らせください。）

I'm afraid I need to reschedule our meeting on Thursday.
（申し訳ありませんが、木曜の打ち合わせを再調整させてください。）

4-8. 断る・お誘いを辞退する

断るときは、まずお礼 → 断る → 代案の順にすると角が立ちません。

Thank you for the invitation, but I'm afraid I won't be able to attend.
（お誘いいただきありがとうございます。あいにく出席できそうにありません。）

Thank you for the offer. Unfortunately, we have decided to go in a different direction.
（ご提案ありがとうございます。残念ながら、別の方向で進めることになりました。）

I appreciate the opportunity, but I have to decline this time.
（ご機会をいただき感謝しますが、今回は辞退させていただきます。）

4-9. 久しぶりの相手に連絡する

It's been a while since we last talked.
（ご無沙汰しております。）

I hope you have been well since we met at the trade show last year.
（昨年の展示会以来、お元気でお過ごしでしょうか。）

I'm not sure if you remember me, but we met at the Tokyo conference in March.
（覚えていらっしゃるかわかりませんが、3月の東京の会議でお会いしました。）

4-10. お礼のメールを送る

Thank you so much for your help with the presentation.
（プレゼンのご協力、本当にありがとうございました。）

I really appreciate your quick response.
（迅速なご対応に感謝いたします。）

Thank you again for taking the time to meet with me yesterday.
（昨日はお時間をいただき、重ねてお礼申し上げます。）

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5. 締め（Closing）の表現

本文を書き終えたら、結語（Best regards など）の前に1文入れます。ここで「相手に次にしてほしいこと」を伝えるのがコツです。

5-1. 返信がほしいとき

英語	日本語
I look forward to hearing from you.	ご返信をお待ちしております。
I look forward to your reply.	お返事をお待ちしております。
Looking forward to hearing from you soon.	近いうちのご返信をお待ちしています。（ややカジュアル）
I would appreciate your reply by Friday.	金曜までにご返信いただけますと幸いです。
Please let me know your thoughts.	ご意見をお聞かせください。

💡 I look forward to ~ing は動詞のing形が続きます。I look forward to hear は間違いです。

5-2. 質問を受け付けるとき

英語	日本語
Please let me know if you have any questions.	ご不明な点がありましたらお知らせください。
If you have any questions, please feel free to contact me.	ご質問があればお気軽にご連絡ください。
Please don’t hesitate to contact me if you need anything.	何かございましたら遠慮なくご連絡ください。
I’m happy to provide any further information.	追加情報が必要であれば喜んでご提供します。

5-3. 感謝で締めるとき

英語	日本語
Thank you for your time.	お時間をいただきありがとうございます。
Thank you for your help.	ご協力ありがとうございます。
Thank you in advance for your assistance.	ご協力のほど、よろしくお願いいたします。
I appreciate your support.	ご支援に感謝いたします。
Thanks again for your understanding.	ご理解に重ねて感謝いたします。

5-4. 会う約束があるとき

英語	日本語
I look forward to meeting you next week.	来週お会いできるのを楽しみにしています。
I look forward to working with you.	ご一緒できるのを楽しみにしています。
See you on Friday.	金曜日にお会いしましょう。（カジュアル）

5-5. 急ぎのとき

英語	日本語
I would appreciate a reply at your earliest convenience.	お早めにご返信いただけますと幸いです。
Could you please respond by May 20?	5月20日までにご返信いただけますか。
This is somewhat time-sensitive, so I appreciate your prompt attention.	お急ぎの案件のため、迅速なご対応をお願いいたします。

⚠️ Please reply ASAP. は「今すぐ返信して」という圧の強い表現です。社外や目上の相手には避けましょう。

5-6. お詫びで締めるとき

Once again, I apologize for any inconvenience.
（重ねて、ご不便をおかけしたことをお詫び申し上げます。）

Thank you for your understanding.
（ご理解のほどよろしくお願いいたします。）

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6. 結語（Sign-off）の使い分け

締めの1文のあと、名前の前に置くのが結語です。カンマを付けて、次の行に自分の名前を書きます。

結語	丁寧さ	使う場面
Yours sincerely,	★★★★	相手の名前を書いた手紙（英）。かなりフォーマット
Yours faithfully,	★★★★	Dear Sir or Madam, で始めた場合（英）
Sincerely, / Sincerely yours,	★★★★	フォーマットな米国式。応募書類など
Best regards,	★★★	ビジネスメールの万能型。迷ったらこれ
Kind regards,	★★★	Best regardsとほぼ同じ。ややイギリス寄り
Warm regards,	★★★	親しみを込めたいとき
Regards,	★★☆	やや素っ気ない。事務的な連絡向け
Best,	★★☆	面識のある相手、社内
Thanks, / Many thanks,	★★☆	依頼やお礼のメール
Cheers,	★☆☆	親しい同僚（英・豪でよく使う）

結論：ビジネスメールなら Best regards, を覚えておけば9割の場面で通用します。

⭕ Best regards,        ← 1文字目だけ大文字が正しい
❌ Best Regards,        ← Rを大文字にするのは誤り（ただし許容範囲）
❌ Best regards.        ← ピリオドではなくカンマ

署名の書き方

Best regards,

Taro Yamada
Sales Manager
ABC Corporation
Tel: +81-3-1234-5678
Email: yamada@abc.co.jp

日本語の署名にありがちな飾り罫（=== や ***）は、英語圏ではあまり使いません。シンプルな方が好印象です。

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7. そのまま使える完成メール例文8選

書き出しと締めを組み合わせた、そのままコピーして使える完成形です。

例文① 初めての問い合わせ

Subject: Inquiry about Model X Printer

Dear Sir or Madam,

My name is Taro Yamada, and I work in the purchasing department
at ABC Corporation in Japan.

I am writing to inquire about your Model X printer. Could you
please send us a price list and information on shipping to Japan?

I look forward to hearing from you.

Best regards,

Taro Yamada
ABC Corporation

例文② 問い合わせへの返信

Subject: RE: Inquiry about Model X Printer

Dear Mr. Yamada,

Thank you for your inquiry about our Model X printer.

I have attached our latest price list and shipping information
for your reference. Please note that delivery to Japan usually
takes about two weeks.

Please let me know if you have any questions.

Best regards,

John Smith
XYZ Inc.

例文③ 日程調整のお願い

Subject: Meeting Request for Next Week

Dear Ms. Brown,

I hope you are doing well.

I am writing to schedule a meeting to discuss the new project.
Would you be available for a 30-minute call on Tuesday, May 21,
at 10 a.m. (JST)? If that time doesn't work, please let me know
a few times that suit you.

I look forward to your reply.

Best regards,

Taro Yamada

例文④ 資料の送付

Subject: Meeting Minutes - May 15

Hi John,

Thank you for joining the meeting yesterday.

I have attached the meeting minutes for your review. Could you
please check the action items on page 2 and let me know if
anything needs to be corrected?

Thanks in advance for your help.

Best,

Taro

例文⑤ 丁寧な催促

Subject: Following Up: Quotation Request

Dear Mr. Smith,

I hope this email finds you well.

I am writing to follow up on my email sent on May 10 regarding
the quotation for 100 units. I understand you may be busy, but
I would appreciate an update when you have a moment.

Thank you for your time.

Best regards,

Taro Yamada

例文⑥ 返信が遅れたお詫び

Subject: RE: Project Schedule

Dear Ms. Brown,

I apologize for the delay in getting back to you. I was out of
the office last week attending a conference.

Regarding your question about the schedule, we can complete the
first phase by the end of June as planned.

Thank you for your patience.

Best regards,

Taro Yamada

例文⑦ 面接後のお礼メール

Subject: Thank You - Interview for Marketing Position

Dear Ms. Brown,

Thank you for taking the time to meet with me yesterday to
discuss the Marketing Specialist position.

I truly enjoyed learning more about your team, and our
conversation made me even more excited about the opportunity.

Please let me know if you need any further information from me.
I look forward to hearing from you.

Sincerely,

Taro Yamada

例文⑧ 依頼を丁寧に断る

Subject: RE: Invitation to the Product Seminar

Dear Mr. Smith,

Thank you very much for the kind invitation to your seminar
on June 5.

Unfortunately, I already have a prior commitment on that day
and will not be able to attend. I would be very glad to join
the next one if you hold a similar event in the future.

Thank you again, and I hope the seminar goes well.

Best regards,

Taro Yamada

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8. 初心者がやりがちなNG表現

日本語をそのまま英語にすると、意図せず失礼になったり、不自然になったりします。よくある例をまとめました。

① Please kindly ~ は重複

❌ Please kindly send me the file.
⭕ Could you please send me the file?
⭕ I would appreciate it if you could send me the file.

please と kindly はどちらも丁寧さを表すため、重ねると不自然です。日本人に非常に多いミスです。

② I want you to ~ は命令に聞こえる

❌ I want you to check the document.
⭕ Could you please check the document?
⭕ Would you mind checking the document?

want は「〜してほしい」という直接的な要求です。依頼は疑問文にすると一気に丁寧になります。

③ Dear Mr. Taro は間違い

❌ Dear Mr. Taro,      ← Mr. + 下の名前
⭕ Dear Mr. Yamada,    ← Mr. + 姓

④ ! の使いすぎ

△ Thank you so much!! I really appreciate it!!!
⭕ Thank you so much. I really appreciate it.

ビジネスメールで感嘆符を多用すると、幼く見えたり、感情的に見えたりします。使うなら1通に1つまでが目安です。

⑤ すべて大文字は「怒鳴っている」印象

❌ PLEASE SEND ME THE FILE TODAY.

英語圏では、全部大文字は叫んでいると受け取られます。強調したいなら 太字 を使いましょう。

⑥ Thank you in advance の使いすぎ

「よろしくお願いします」のつもりで多用されますが、相手が引き受ける前提で言うため、押し付けがましく響く場面があります。依頼が重いときは、次のように言い換えましょう。

△ Thank you in advance.
⭕ Thank you for considering my request.
⭕ I would really appreciate your help with this.

⑦ 件名が空、または雑

❌ (件名なし) / Hello / Question
⭕ Request for a Quotation - ABC Corporation
⭕ Meeting Request: May 21, 10 a.m.

件名は**「何の件か」が一目でわかる**のが鉄則。5〜8語程度が理想です。

⑧ Sorry の連発

英語圏、特にビジネスの場では、謝りすぎると「自信がない」「責任を認めている」と受け取られることがあります。

△ Sorry for bothering you. Sorry for the long email. Sorry again.
⭕ Thank you for your time and understanding.

謝罪を感謝に置き換えると、印象が良くなります。

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9. フレーズ早見表

最後に、コピペで使える一覧です。ブックマークしておくと便利です。

宛名

場面	フレーズ
社外・初めて	Dear Mr. / Ms. + 姓,
担当者不明	Dear Sir or Madam, / To Whom It May Concern,
面識あり	Dear + 名, / Hi + 名,
複数人	Dear all, / Hi everyone,

書き出し

場面	フレーズ
お礼	Thank you for your email.
目的	I am writing to ~
挨拶	I hope you are doing well.
自己紹介	My name is ~, and I am ~ at ~.
催促	I am writing to follow up on ~
お詫び	I apologize for the delay in getting back to you.
添付	I have attached ~ for your review.

締め

場面	フレーズ
返信希望	I look forward to hearing from you.
質問受付	Please let me know if you have any questions.
感謝	Thank you for your time.
会う予定	I look forward to meeting you.
急ぎ	I would appreciate a reply at your earliest convenience.

結語

丁寧さ	フレーズ
最上位	Sincerely, / Yours sincerely,
標準（推奨）	Best regards, / Kind regards,
カジュアル	Best, / Thanks,

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10. まとめ

英語メールは、覚えることが多そうに見えて、実は**「型」の組み合わせ**でできています。最後にもう一度、重要なポイントを整理します。

• 英語メールは7つのパーツでできている（件名・宛名・書き出し・本文・締め・結語・署名）
• 宛名は「敬称 + 姓」。Dear Mr. 下の名前 は間違い
• 書き出しは3パターン（お礼／目的／挨拶）を覚えれば大半に対応できる
• **締めでは「相手にしてほしいこと」**を伝える。I look forward to hearing from you. が万能
• 結語は Best regards, を覚えておけば9割OK
• Please kindly I want you to ! の多用は避ける
• 「お世話になっております」は訳さない。お礼か挨拶に置き換える

まずは、この記事の例文をそのままコピーして使ってみてください。使いながら、自分の仕事でよく出てくるパターンを少しずつストックしていけば、英語メールは必ず速く書けるようになります。